Damit Sie alle Funktionen von MultiDatei- System verstehen, werden in dieser
allgemeinen Einführung in die Dateiverwaltung alle Fachbegriffe ausführlich
erläutert. Sollten Sie etwas nicht sofort verstehen, so lesen Sie sich die
entsprechenden Punkte noch einmal durch
und probieren Sie am besten direkt im
Programm.
DATEI UND DATENSATZ Am anschaulichsten läßt sich eine Datei
wohl erhlären, wenn man sie mit einer
Kartei vergleicht. Eine Kartei besteht
aus mehreren Karteikarten, auf denen
jeweils verschiedene Daten erfaßt sind.
Eine Karteikarte einer Adresskartei
könnte etwa so aussehen:
Maske Datensatz Feld-Nr.
Name Müller Feld 1 Vorname Dirk Feld 2 Straße Westring Feld 3 PLZ 8576 Feld 4 Wohnort Olderstedt Feld 5
Der linke Teil der Karteikarte ( Name, Vorname, Straße. . .) ist bei allen Karteikarten gleich, nur die zugeorneten
Daten ( Müller, Dirk, Westring. . .) sind
jeweils verschieden.
Bei einer Datei nennt man den linken
Teil der obigen Karteikarte Maske oder
Eingabemaske. Jede Zuordnung nennt man
ein Feld, wobei man bei einer Durchnummerierung mit der Zahl 1 beginnt. Feld 1 ist beim obigen Beispiel also die Zuordung Name: Müller; Feld 2 entstpricht
Vorname: Dirk usw. Die obige Karteikarte besteht demnach aus 5 Feldern. Der Begriff " Karteikarte" entspricht bei einer
Datei dem Begriff " Datensatz" . Der Begriff " Datei" entspricht dem Begriff
" Kartei" .
Welchen Vorteil bringt nun eine Datei
gegenüber einer Kartei? Nun, da sind
gleich mehrere Gründe anzuführen. Der
erste Vorteil beginnt schon bei der Dateneingabe, da jederzeit Tippfehler korrigiert werden können. Desweiteren
spielt der Zeitgewinn beim Suchen und
Sortieren der angesammelten Daten eine
wichtige Rolle. Aber auch die Platzersparnis muß erwähnt werden, denn stellen
Sie sich den Umfang einer Kartei mit
1000 Karteikarten vor! Eine Datei solcher Größenordung findet bequem auf einer Diskette Platz.
INDEX-FELD Die Datenspeicherung des MultiDatei-Systems ist so organisiert, daß eingege- bene Datensätze sich nicht im Speicher, sondern auf der Diskette befinden. Will
man nun eine bestimmte Adresse suchen, so müßte man alle Adressen von der Diskette einlesen, bis die gesuchte Adresse
gefunden worden ist. Da dieser Vorgang
unerträglich lange Verarbeitungszeiten
in Anspruch nimmt, hilft man sich, indem
man ein bestimmtes Feld der Maske als
Index definiert. Dieses Index-Feld
bleibt nun stets im Speicher des Computers. Wird eine Adresse gesucht, so
durchsucht das Programm zunächst die im
Speicher vorhandene Index-Tabelle.
Stimmt der eingegebene Begriff mit einem
Begriff der Index-Tabelle überein, so
wird die entsprechende Adresse von der
Diskette eingelesen und auf dem Bildschirm gezeigt.
Beim Sortieren der Datei brauchen ebenfalls nicht alle Adressen eingelesen
werden, sondern es wird einfach die im
Speicher vorhandene Index-Tabelle sortiert. Durch diese Methode erreicht man extrem schnelle Zugriffsund Verarbeitungszeiten.
DAS LADEN
Vor dem Laden schalten Sie bitte den
Computer kurz aus. Um das MultiDatei-System zu laden, geben Sie bitte ein:
LOAD" MULTI-DATEI",8 gefolgt von der RE-TURN Taste. Hiernach starten Sie das
Programm bitte mit " RUN" . Wählen Sie nun
den gewünschten Zeichensatz aus, und
bestätigen Sie Ihre Wahl mit ' J' . Es
wird jetzt der Hauptteil des Programms
geladen. Nach einiger Zeit meldet sich
das MultiDateiSystem und Sie können mit
Hilfe der Tasten '1' bis '3' Ihren Drukkertyp auswählen. Es erscheint nun das
Hauptmenu.
ALLGEMEINE INFORMATIONEN
INFORMATIONEN ZUR DATENEINGABE Jedesmal, wenn der Cursor blinkt, erwartet das Programm eine Eingabe mit anschließendem RETURN. Bei einer Abfrage
ohne blinkenden Cursor brauchen Sie
natürlich kein RETURN eingeben, es wird
dann immer nur eine einzelne Taste verlangt. Sie gelangen bei einer Abfrage
durch Druck auf die Taste ' Pfund' stets
wieder ins Hauptmenu zurück. Dies ist
bei falschen Eingaben sehr hilfreich.
BEDIENUNG DER MENUS Nach dem Laden springt das Programm automatisch in das Hauptmenu. Von hier aus
können alle Funktionen des Programms
aufgerufen werden. Die Bedienung geschieht hierbei folgendermaßen ( bei Joystickbedienung muß der Joystick mit Port
2 des 64 ers verbunden sein) :
' CRSR UP',' F1' oder Joystick hoch:
den roten Anwahlpfeil nach oben bewe- gen. 'CRSR DOWN', 'F3' oder Joystick runter:
den roten Anwahlpfeil nach unten bewegen.
' RETURN',' F5' oder Joystickknopf:
den Menupunkt anwählen.
Nachfolgend sind alle Menüpunkte der
Reihe nach erläutert. Haben Sie noch
keine Datendiskette angelegt, so lesen
Sie bitte erst den Abschnitt " DATEI EIN-RICHTEN" .
HARDWARE-VORAUSSETZUNGEN Das Programm MultiDatei-System ist für
den Gebrauch mit folgenden Geräten gedacht:
Floppy VC 1541, alle Commodore-Drucker, alle Epson-Drucker mit VC-Interface, GP
100 VC, sowie fast alle anderen Drucker
und Schreibmaschinen mit VC-Anschluß.
Hinweis: Einige 1526/802 Drucker haben
fehlerhafte ROM-Bausteine, mit denen ein
Drucken von deutschen Umlauten nicht
möglich ist!
DIE MENUPUNKTE
DATENEINGABE Hier gelangen Sie in die Dateneingabe, d. h. die Eingabemaske wird vorgegeben
und Sie tippen die entsprechenden Daten
ein. Als Editierhilfe stehen Ihnen folgende Funktionen zur Verfügung:
' DEL' : Das Zeichen links vom Cursor wird
gelöscht und alle Zeichen rechts vom
Cursor rücken nach.
' INS' : Alle Zeichen rechts vom Cursor
rücken nach rechts. Sie können bequem
nachträglich Zeichen einfügen.
' CRSR-RIGHT' : Der Cursor wandert nach
rechts. Jederzeit können Zeichen überschrieben werden.
' CRSR-LEFT' : Das gleiche wie oben, nur
in umgekehrter Richtung.
' HOME' : Der Cursor begibt sich an seine
Ausgangsposition.
' CLR-HOME' : Das gleiche wie oben, schon
eingegebene Zeichen werden dabei gelöscht.
' F1'-' F8' : Diese Tasten können Ihnen
viel Tipparbeit ersparen. Kommen bei
der Dateneingabe häufig die gleichen
Zeichenfolgen ( z. B. Städtenamen, Anreden etc.) vor, so besteht die Möglichkeit diese Tasten mit beliebigen Texten zu belegen. Bei der Dateneingabe
drücken Sie einfach die entsprechende
Taste und der zuvor definierte Text
erscheint. Der Cursor muß hierbei auf
seiner Anfangsposition stehen. Die
Eingabe der Daten schließen Sie mit
RETURN ab. Es spielt hierbei keine
Rolle, bei welcher Position der Cursor
gerade steht. Beenden können sie diesen Modus durch das ' Pfund'- Zeichen.
DATEI ERÜFFNEN Mit diesem Modus eröffnen Sie zuvor eingerichtete Datendisketten. Der Index und
die Maske werden geladen und Sie haben
somit die Möglichkeit Ihre Daten zu
bearbeiten oder zu ergänzen. Hiermit können Sie ebenfalls Datendisketten von
" MultiLager 64" und " MultiAdressen 64"( aus MD 6/92 und MD 7+8/92) eröffnen und
benutzen.
PROGRAMM BEENDEN Dieser Modus ist das Gegenstück zum obigen. Hiermit beenden Sie grundsätzlich
das Programm! MultiDatei-System erkennt
die Existenz von Datensätzen nur an der
Indextabelle, die unter diesem Menupunkt
vor Programmende abgespeichert wird.
Sollten Sie den Computer ausschalten, ohne zuvor den Index abgespeichert zu
haben, können Daten verloren gehen.
Letzte Hilfe erhalten Sie in diesem Fall
über den Menupunkt INDEX ÄNDERN aus dem
Dienstmenu.
DATENSATZ SUCHEN Es bestehen zwei Möglichkeiten, nach
eingegebenen Datensätzen suchen zu lassen. Die erste besteht darin, nur nach
dem Index zu suchen. Als Beispiel wollen wir hierzu eine Adressdatei mit dem Namensfeld als Index heranziehen. Der Name, der gesucht werden soll, kann mit
dem "*"- Zeichen abgekürzt werden, z. B.
" Mül*" für " Müller" . Geben Sie " M*" ein, so werden alle Adressen angezeigt, bei
denen der Name mit " M" beginnt. Die angezeigte Adresse kann geändert, gelöscht
oder ausgedruckt werden ( Tasten '1','2', oder '3') . Soll mit der Namenssuche
fortgefahren werden, drücken Sie irgendeine andere Taste. Mit der ' Pfund'- Taste gelangen Sie wieder ins Hauptmenu.
Bei der zweiten Such-Möglichkeit können
Sie außer dem Indexfeld noch weitere
Suchkriterien angeben, mit denen der
gesuchten Datensatz übereinstimmen sollen. Auch hierbei können Sie mit "*" die
Begriffe abkürzen. Geben Sie nur das
"*"- Zeichen ein, so wird dieses Feld bei
der Suche nicht berücksichtigt.
DATEI SORTIEREN
Hierbei bestehen zwei Möglichkeiten: Die
erste sortiert nur nach dem INDEX, während die zweite bei Gleichheit nach einem zweiten Feld weitersortiert. Beim
Sortiervorgang verändern sich die aktuellen Datensatznummern. Die Datei wird
vorne beginnend neu durchnummeriert.
DATENSATZ ZEIGEN Hier können Sie direkt auf einen Datensatz zugreifen, indem Sie die aktuelle
Datensatznummer angeben. Letztere wird
immer zusammen mit dem Datensatz rechts
oben am Bildschirm angezeigt.
DATEI DRUCKEN In diesem Modus haben Sie die Möglichkeit, Datensätze in Listenoder Etikettenform auszugeben. Hierzu muß eine
Drucktabelle geladen oder definiert werden ( sh." Dienstmenu"), die die Formen
des Ausdrucks bestimmt ( s. u.) . Gelöschte
Datensätze werden natürlich nicht gedruckt.
DATEI AUSWERTEN Mit diesem sehr leistungsfähigen Modus
sind Sie in der Lage, Ihre Daten vielfältig auszuwerten. Dazu geben Sie die
Bedingungen an, die erfüllt sein müssen, damit ein Datensatz ausgewertet wird.
Pro Feld können Sie zwei Bedingungen
angeben. Folgende Auswertungszeichen
sind erlaubt:">","<" und "<>", wobei
die Zeichen direkt am Anfang stehen müssen! Soll der eingegebene Begriff genau
mit dem entsprechenden Feld übereinstimmen, so geben Sie den Begriff ohne Auswertungs- Zeichen an.
Die eingegebenen Begriffe können bei
allen Feldern mit dem "*" abgekürzt werden. Zur Verdeutlichung ein Beispiel:
Anrede : * Anrede : * Name/Firma: A* Name/Firma: E* Vorname : * Vorname : * Str. Pf : * Str. Pf : * Ort : >8000 * Ort : <9001 * Tel./Bem. : * Tel./Bem. : *
Bei diesem Beispiel werden alle Datensätze ausgewertet, bei denen der Name
mit A oder mit E beginnt und deren Postleitzahl zwischen 8000 und 9001 liegt.
Die Zahlenangaben sind hierbei exklusive. Es werden nur die Postleitzahlen
ausgeweret die zwischen 8001 und 9000 liegen."8000 München" wird beispielsweise nicht übernommen.
Haben Sie Ihre Bedingungen angegeben, können Sie entscheiden, ob eine geladene
Rechentabelle angewandt werden soll oder
nicht. Wenden Sie eine Rechentabelle an, so können Sie zusätlich angeben, ob die
ermittelten Ergebnisse gespeichert werden sollen. Hierbei wird dann in ein definierbares Feld des ausgewerteten
Datensatzes hineingeschrieben. Haben Sie
keinen Drucker angeschlossen oder eingeschaltet, so werden die Daten auf dem
Bildschirm angezeigt.
DAS DIENSTMENU
TEXTE DEFINIEREN Bei der Dateneingabe ist es oft
erwünscht, daß benötigte Textstellen per
Tastendruck erscheinen. Mit diesem Modus
ist es Ihnen möglich, alle acht Funktionstasten mit einem beliebigen Text zu
belegen. Dazu steuern Sie den Pfeil an
die gewünschte Taste und geben Ihre
Textdefinition an. Diese Texte werden
dann automatisch mit dem Menüpunkt " PRO-GRAMM BEENDEN" abgespeichert und beim
Menüpunkt " DATEI ERÜFFNEN" geladen.
DATEI EINRICHTEN Um mit MultiDatei-System arbeiten zu
können, muß eine Datendiskette angelegt
werden, auf der das Programm später die
anfallenden Daten speichert. Auf dieser
Diskette werden ebenfalls die Maske, Rechenund Drucktabelle, sowie Textdefinitionen und der Index gespeichert. Da
sich das gesamte Programm im Speicher
des C64 befindet, hat das den enormen
Vorteil, daß Sie das Programm zu Beginn
einmal laden und dann die Datendiskette
einlegen können. Ein ständiger Diskettenwechsel findet also nicht statt. Haben Sie den Menüpunkt " Datei einrichten" angewählt, geben Sie zunächst die
gewünschte Anzahl der Felder an. Danach
geben Sie für jedes Feld die Formulierung, die Länge und die Feldbezeichnung
ein. Es gibt drei Bezeichnungen:
a) Nummerisch:
Bei der Dateneingabe werden die Buchstaben blockiert. Beim Listendruck
werden die Zahlen rechtsbündig ausgegeben.
b) Preisfeld:
Die Buchstaben werden ebenfalls blokkiert. Beim Listendruck werden die
Zahlen auf zwei Stellen gerundet
rechtsbündig ausgegeben. Bei der Dateneingabe brauchen die Zahlen hingegen nicht formatiert werden.
c) Alpha-Nummerisch:
Es werden keine Tasten blockiert.
Daten werden so gedruckt, wie sie
eingegeben wurden.
Haben Sie so die Maske definiert, geben
Sie das Feld an, das für den Index herangezogen werden soll. Die Länge des
Index können Sie nun unabhängig von der
wirklichen Länge des Indexfeldes wählen.
Somit ist es möglich, daß der Index kürzer ist als das entsprechende Feld. Haben Sie z. B. eine Adressdatei eingerichtet, bei dem der Name das Indexfeld sein
soll, dieses Feld jedoch eine Länge von
20 Zeichen hat, so ist es günstiger, den
Index kürzer zu wählen, um mehr Da- tensätze verwalten zu können. Bei einem
Namen genügt oft schon eine 5-6 Stellengenauigkeit. Es werden dann nur die ersten fünf, bzw. sechs Stellen des Namens
für den Index berücksichtigt.
Nach Eingabe der Indexlänge errechnet
der Computer die Anzahl der maximal verwaltbaren Datensätze. Geben Sie nun die
gewünschte Anzahl an. Dananch legen Sie
eine neue Diskette ein. Diese wird formatiert und zur Datenspeicherung vorbereitet. Bei großen Dateien kann dieser
Vorgang einige Minuten in Anspruch nehmen. Danach springt das Programm zurück
ins Hauptmenü.
MASKE ÄNDERN In diesem Modus können nachträglich die
Felderformulierungen der Maske geändert
werden.
DRUCK-TABELLE Hier geben Sie die Form an, in der Ihre
Daten ausgedruckt werden sollen. Diese Tabelle gilt sowohl für den Druck von
Etiketten als auch für den Listendruck.
Listen können auch seitenweise gedruckt
werden. Dabei wird der Tabellenkopf auf
jedem Seitenanfang gedruckt, und die
Datensätze in übersichtlichen 6 er Blökken ausgegeben.
Sie geben zuerst an, welche Felder in
welcher Reihenfolge gedruckt werden sollen. Ein Feld darf dabei auch mehrmals
gedruckt werden. Dann geben Sie für jedes Feld die Anzahl der zu druckenden
Zeichen an. Sie beenden diese Abfrage
mit der Eingabe von "-1" bei der Frage
nach der nächsten Feldnummer. Hiernach
werden die Parameter für den Etikettendruck abgefragt. Soll die Tabelle für
den Listendruck gelten, so können sie
beliebige Werte angeben. Dann geben Sie
der Tabelle einen Namen und sie wird
abgespeichert.
RECHENTABELLE Mit diesem äußerst leistungsfähigen Mo- dus haben Sie die Möglichkeit, die Felder in beliebiger Form rechnerisch miteinander zu verknüpfen, um so Felder in
Abhängigkeit von anderen Feldern errechnen zu lassen. Dieser Modus wird nun am
Beispiel einer täglichen Umsatzstatistik
erläutert.
Wenn Sie größere Warenmengen verkaufen, so möchten Sie sich vielleicht einen
Öberblick über die verkauften und noch
vorhandenen Waren verschaffen. Mit dem
MultiDatei-System können Sie sich viel
Routinearbeit ersparen, indem Sie sich
eine Lagerverwaltungsdatei aufbauen, die
folgendermaßen aussehen könnte:
Feld 1: Artikelbezeichnung/-nummer (In-
dexfeld)
Feld 2: EK
Feld 3: VK
Feld 4: EK gesamt
Feld 5: VK gesamt
Feld 6: Einkauf
Feld 7: Verkauf
Feld 8: Lager
Feld 9: Tagesverkauf
Bitte nun den 2 . Teil der Anleitung aus
dem Anleitungs-Menü laden!
